Merkur

Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtale er en regelmessig, organisert form for samtale mellom underordnet og nærmeste overordnet, der man diskuterer arbeidsoppgaver, resultater, arbeidsprosesser og samarbeidsforhold og den underordnedes faglige og personlige utvikling. Medarbeidersamtaler kalles noen ganger utviklingssamtaler, jobbsamtaler og pluss-samtaler.

Det bør minst gjennomføres en samtale hvert år for hver enkelt medarbeider.
 Bakgrunnen for medarbeidersamtaler er et ledelsesprinsipp som kalles målstyrt ledelse. Det spesielle ved målstyrt ledelse er at den enkeltes arbeidsmål fastsettes i samarbeid mellom over- og underordnet. Tanken er at hvis den ansatte ikke vet hvilke resultater ledelsen ønsker at han skal oppnå, vil han vanskelig oppnå dem. Målstyrt ledelse forutsetter at når den ansatte har fått anledning til å være med å fastsette målene for sitt arbeid, og forholdene er lagt til rette, vil han kunne styre mot målet selv. Daglig kontroll og overvåkning er unødvendig. Metoden er med på å effektivisere organisasjonen og utvikle den ansatte.

Som en oppsummering kan vi si at hensikten med medarbeidersamtaler er blant annet å

  • effektivisere arbeidsrutiner 
  • gi den ansatte økt innflytelse på eget arbeid
  • skape grunnlag for et harmonisk og effektivt samarbeid mellom lederen og den underordnede
  • avdekke utviklings- og opplæringsbehov
  • gi lederen anledning til å gi tilbakemelding til den underordnede – ris, ros eller veiledning i forhold til den ansattes arbeidsresultat
 

Gjennomføring av en medarbeidersamtale

For at samtalen skal bli vellykket, må den ha et klart formål. Formålet må være å gjennomgå en sjekkliste og bli enige om en handlingsplan med konkrete arbeidsoppgaver, mål og tidsfrister og ansvar for gjennomføringen.

Samtalen må planlegges og forberedes. I god tid før samtalen blir partene enige om tidspunktet. Det vanlige er at det benyttes et skjema med spørsmål som skal behandles, en slags sjekkliste, og at partene hver for seg forbereder seg på svarene. Eksempler på spørsmål i en slik sjekkliste er:

  • I hvilken grad har partene fulgt opp det de ble enige om i den forrige  medarbeidersamtalen? Hva er årsaken til at det eventuelt ikke har skjedd en oppfølging?
  • Hvilke oppgaver skal man bli enige om for den kommende perioden, og hvordan skal  de prioriteres?
  • Hvilke resultater forventes oppnådd?
  • Hva er nødvendige forutsetninger for å nå målene?
  • Har medarbeideren spesielle behov for faglig utvikling, slik at han kan ivareta oppgavene?
  • Har medarbeideren ønsker om andre oppgaver eller annen utvikling?
 

Deltakerne i samtalen er medarbeideren og den direkte overordnede. Den sistnevnte er den som kjenner medarbeideren, vet hvordan oppgavene skal utføres og hvordan resultatene skal vurderes.

Samtalen gjennomføres på arbeidsplassen. Stedet for samtalen bør være så «nøytralt» som mulig, for eksempel et møterom, slik at den underordnede føler at samtalen bærer preg av likeverdighet. Hvis samtalen gjennomføres på sjefens kontor med sjefen sittende bak et stort skrivebord, vil den underordnede lett føle seg underlegen, og det er vanskelig å få til en fri og åpen samtale. Det er viktig at lederen skaper tillit og trygghet og sørger for at kommunikasjonen går begge veier. Han må legge til rette for at samtalen foregår uforstyrret og stenge av inngående telefonsamtaler i den tiden samtalen pågår. Samtalens varighet bør være 1–1 1/2 time.

Før medarbeidersamtalen avsluttes, blir partene enige om en handlingsplan for medarbeideren. Handlingsplanen blir underskrevet av begge, og partene beholder ett eksemplar hver. Det bør gå klart frem hva som skal gjøres, tidsfrister for gjennomføringen og hvem som er ansvarlig for hva. Planen blir retningsgivende for medarbeiderens arbeid den kommende perioden, og den er grunnlaget for neste medarbeidersamtale. 

 

© Cappelen Damm AS