Merkur

Ledelse

 

Lederroller

Felles for alle organisasjoner er at de har en ledelse, slik at de kan arbeide målrettet og oppnå resultater. Uten ledelse ville organisasjonen raskt gå i oppløsning fordi det ikke var noe som holdt den sammen. Så lederen er en sentral person og den som kan bringe organisasjonen til de store høyder eller til undergangen.
 
Gjennom historien har forskere forsøkt å komme frem til hvilke roller ledere bør ha. Professor Henry Mintzberg har gitt et stort bidrag til denne forskningen fordi han har undersøkt hva ledere faktisk gjør i det daglige arbeidet. I 1976 undersøkte han fem toppledere. Han fulgte dem fra morgen til kveld og noterte alt de gjorde. Han kom frem til at lederne hadde tre hovedtyper av roller:
    1. Mellommenneskelige roller, som omfatter lederen som samlingsfigur, forbindelsesledd utad og personalleder
    2. Informasjonsroller, som omfatter lederen som informasjonssøker, informasjonsformidler og talsmann utad
    3. Beslutningsroller, som omfatter lederen som igangsetter, ressursfordeler, forhandler og konfliktløser

Den amerikanske forskeren Ichak Adizes mener at ledere spiller forskjellige roller avhengig av hva slags egenskaper de har. Han har kommet frem til fire slike grunnleggende roller, og han mener at alle disse fire bør være til stede for at ledelsen skal bli bra. De fire lederrollene er:

    1. Produsenten sørger for at ting blir gjort, og at mål blir nådd. Han er en person som hele tiden er opptatt av å få mest mulig gjort. Han har ofte ikke tid til å sette seg ned og snakke med folk.
    2. Administratoren er opptatt av planlegging, av å få orden, struktur og rutiner. Denne personen har oversikt over lover og regler og påser at de blir fulgt, slik at systemet fungerer.
    3. Entreprenøren er en person med kreative egenskaper. Han kommer stadig opp med nye ideer og er villig til å ta risiko med å iverksette ideene.
    4. Integratoren er den lederen som er opptatt av at de ansatte skal ha det godt og fungere bra sammen. Han sørger for at de fungerer som et team. Rollen krever sosiale egenskaper
Roller oppstår på bakgrunn av forventninger. Lederrollen sier noe om hvilke forventninger de ansatte har til lederen når det gjelder ferdighet og kompetanse. Dersom lederen ikke lever opp til disse forventningene, kan det oppstå konflikt mellom lederen og de ansatte. Rollene kan også fylles på en negativ måte. Nyere forskning har vist at det er mellomlederne som oftest er å finne blant mobberne. Det skyldes at de ofte er usikre på seg selv og lederrollen. Det fører til at de blir «sjefete».

 

 

Lederens funksjoner og betydning
Det er ikke nok at organisasjonen skaffer seg en ledelse. Ledelsen må også ha visse oppgaver eller funksjoner som må løses på best mulig måte. Vi kan si at de viktigste ledelsesfunksjonene er å
  • fastsette mål
  • motivere til innsats
  • organisere
  • administrere de ansatte
  • informere og kommunisere med de ansatte
  • treffe beslutninger
  • planlegge og kontrollere
 
Målsetting
Arbeidet med å fastsette mål kalles målsetting. Målsetting er en viktig lederoppgave fordi den staker ut kursen og forteller hva organisasjonen ønsker å oppnå. Å fastsette overordnede mål er en oppgave for toppledelsen. Arbeidet med å fastsette underordnede mål, for eksempel markedsmål, delegeres nedover i organisasjonen til mellomledere.
 
Motivering
Litt forenklet kan vi si at å motivere betyr å få de ansatte til å øke arbeidsinnsatsen. De fleste bedrifter er avhengige av at de ansatte yter god innsats for at resultatene skal bli gode. I noen organisasjoner er dette mer tydelig enn andre. Selgere er et eksempel på en yrkesgruppe som er avhengige av topp motivasjon. Det er derfor denne gruppen gjerne har prestasjonsbaserte lønnssystemer hvor lønnen er avhengig av salget. For andre grupper i organisasjonen som ikke lønnes direkte etter salgsresultater må motivasjonen til å gjøre en god jobb komme fra annet hold. Tenk for eksempel på hvor viktig det er at de som møter kunder gjennom telefon yter god service. For disse er det viktig at ledelsen klarer å motivere dem.
 
Organisering
Når planene er utarbeidet, er det nødvendig å organisere og styre arbeidet slik at målene blir nådd. Det innebærer først og fremst å bestemme hvilke funksjoner som skal ivaretas på forskjellige nivåer i organisasjonen, plassere mennesker i disse funksjonene og fordele oppgaver mellom dem.
 
I en liten håndverksbedrift er organiseringen enkel. En byggmester med tre ansatte som bygger et hus, bestemmer at to skal jobbe med reisverket og en med baderommet. Selv bestiller han og henter materialer, snakker med oppdragsgiveren, kontrollerer at de ansatte gjør jobben sin, og kanskje gir han en hjelpende hånd der det trengs. Etter hvert som huset tar form, må han omfordele arbeidet, men det er uansett ikke noen stor jobb.
 

I store bedrifter er organiseringen mye mer komplisert. Lederen kan ikke klare alt alene og må derfor delegere oppgaver til ledere som han har under seg. Disse må kanskje delegere videre nedover i pyramiden. Den øverste lederen må stole på at de medarbeiderne han har under seg, gjør jobben. Han kan ikke detaljstyre, men må konsentrere seg om store og viktige saker.

 

 

Administrasjon
Det er som regel ikke noe problem å tegne et organisasjonskart og plassere navnene på de ansatte i forskjellige rubrikker og fordele ansvar og oppgaver. Men det er ikke alltid at det som ser fint ut på papiret, fungerer i praksis. Ledelsen må ta hensyn til at de ansatte har forskjellige behov og forventninger. De ønsker utfordringer og utvikling, og de vil gjerne føle at det de gjør, blir verdsatt. Personaladministrasjon eller HMR (Human Resource Management) er derfor en viktig ledelsesfunksjon. Personaladministrasjon innebærer å arbeide med de menneskelige ressursene i organisasjonen, slik at de ansatte trives, er motivert og dermed gjør en best mulig innsats.
 
Informasjon og kommunikasjon
En viktig lederoppgave er både å informere de ansatte og kommunisere med
dem. Når lederen informerer, går informasjonen én vei – fra lederen og til de ansatte. Når han kommuniserer, går informasjonen begge veier. Lederen har for
eksempel et forslag til en markedskampanje, og de ansatte sier hva de mener, og det oppstår en dialog.
 
Det er særlig viktig å informere de ansatte når det er store endringer i organisasjonen. Arbeidsmiljøloven § 16–6 sier for eksempel at tidligere og ny arbeidsgiver plikter å informere de berørte arbeidstakerne så tidlig som mulig hvis en bedrift skal overtas av en annen bedrift. Formålet med denne bestemmelsen er å unngå at de ansatte skal ble usikre og frustrerte. Informasjon er viktig i mange andre sammenhenger også, for eksempel å fortelle hvordan de ansatte skal utføre arbeidet. Statistikk viser at 80 % av ulykkene i arbeidslivet skyldes menneskelig svikt. En god del av disse ulykkene skyldes manglende eller dårlig informasjon.
 
Eksempel
Når vi snakker om kommunikasjon, tenker vi ikke bare på at lederen selv er god til å kommunisere, men også på hvordan han organiserer virksomheten slik at kommunikasjonen skal flyte både vertikalt og horisontalt i organisasjonen. Mange har lurt på hva som er hemmeligheten bak IKEAs enorme suksess. Den svenske forskeren Anna Jonsson, har studert bedriften gjennom fem år og tror at hun har funnet svaret. Hun mener at suksessen skyldes IKEAs evne til å overføre kunnskap mellom medarbeiderne. Det er innebygd i selskapets filosofi at alle skal dele sine kunnskaper. Og det er ikke mulig å gjøre karriere hvis man ikke deler sine erfaringer med kolleger, ifølge Jonsson. Grunnleggeren av IKEA, Ivar Kamprad, som i dag er 82 år, begynte sin lange karriere med å selge penner, nylonstrømper, frøposer, klokker, smykker og spenesalve på postordre. Varene ble sendt til kundene med melkebilen fra gården der han bodde. Siden gikk han over til å selge flatpakkede møbler. Siden har det tatt helt av. I dag omfatter virksomheten 211 varehus i 32 land. IKEA-katalogen trykkes i et opplag på 100 millioner eksemplarer og er antakelig den boka som er mest lest i verden nest etter Bibelen.
 

God kommunikasjon regnes som et kjennetegn på vellykkede bedrifter. Men på mange arbeidsplasser opplever de ansatte at meningene deres ikke blir hørt, og at deres behov og ønsker ikke blir tatt hensyn til av ledelsen. Det fører til en utilfredsstillende arbeidssituasjon, der de ansatte ikke trives sammen med lederen sin. Lederen, på sin side, kan føle seg misforstått, eller manglende kommunikasjon fører til at han rett og slett ikke får greie på at noe er galt. Problemet kan være at lederen ikke er mottakelig for innspill fordi han føler sin posisjon truet, eller det kan være at de ansatte ikke er flinke nok til å formidle sine behov. Undersøkelser som Henry Mintzberg har gjennomført, viser at ledere bruker 80 % av sin arbeidstid på kommunikasjon. Å lære om kommunikasjon er viktig både for ledelsen og de ansatte.

 

 

Beslutninger
Å ta beslutning vil si å treffe valg mellom ulike alternativer. Det er en svært viktig lederoppgave. Beslutninger i organisasjoner har ulike nivåer. De som angår organisasjonens samlede virksomhet og overordnede mål og strategier, kalles strategiske beslutninger. Slike beslutninger blir tatt av toppledelsen.
 
Administrative beslutninger er beslutninger om å skaffe til veie og ivareta ressurser som personell, kapital og råvarer. Operative beslutninger er daglige beslutninger som tas for å holde virksomheten i gang.
 
Planlegging
Planlegging er forberedelsen som gjøres for å komme frem til selve planen. Planlegging er en viktig lederoppgave.

 

 

ForrigeNeste
© Cappelen Damm AS